 |
| Sebuah perusahaan yang baru berdiri memerlukan konsultan dan timnya yang berpengalaman |
Yang
saya bagikan adalah murni pengalaman pribadi. Mungkin Anda yang kebetulan
membaca postingan ini baru akan memulai sebuah proyek yang Anda menangkan dan
posisi Anda sebagai konsultan atau apalah istilah lain yang setara. Dalam
proyek tersebut, Anda mendapat kepercayaan untuk membantu sebuah perusahaan
asing yang kita istilahkan saja sebagai klien. OK? Lanjut. Saya yakin Anda
senang bisa menerima tantangan dalam bisnis tersebut.
Klien
yang kita dapatkan bisa berasal dari usaha kita sendiri atau lewat referensi
orang yang kita kenal.
Nah
klien ini akan memberikan berbagai pekerjaan yang harus Anda tangani dan
berkoordinasi dengan klien Anda. Baik decision maker nya ataupun yang diwakilkan.
Sebelum
klien Anda membangun bisnisnya di sini, kita sepakat bahwa mereka sudah
memiliki informasi yang cukup tentang Indonesia, baik penduduk, budaya, area,
strategi bisnis, market, dan hal-hal penting lainnya. Bahkan mereka pun sering
mampir ke berbagai lokasi di sini untuk berbisnis atau sekedar traveling. Perlu
dicatat, hal tersebut bukanlah patokan mereka paham betul akan seluk beluk yang
lebih dalam lagi di negara kita. Umumnya mereka sudah memiliki konsultan di
negara mereka yang sudah terlebih dahulu membagikan informasi yang kadarnya
lebih dari sekedar cukup. Hanya saja lagi-lagi itu informasi yang mereka terima
belum tentu sama ketika diaplikasikan di sini.
Kesulitan
paling besar yang saya alami hanya ketika menangani perusahaan baru klien asing yang belum
punya kantor sama sekali di sini. Adapun alamat bisnis secara legal adalah
rujukan dari konsultan lain sehingga mereka sepakat menggunakan alamat di
Jakarta misalnya. Karena pada prakteknya, proses legalisasi PT PMA di Jakarta
jauh lebih mudah dan cepat. Kita tinggal melanjutkan pekerjaan lainnya seperti
:
1. Mencarikan gedung kantor saja atau
berikut gudang atau pabrik. Tergantung jenis bisnis klien kita. Mereka sudah
punya persyaratan dari segi lokasi, luas, dan budget sewa atau membeli. Bentuk bangunan
bisa ruko atau gudang/ pabrik dan punya space kantor. Mintalah info yang jelas
sebagai patokan untuk mulai mencari bangunan yang pas. Ingat. Utamakan
kebutuhan klien. Karena jika Anda harus berhadapan dengan broker property,
banyak dari mereka tidak fokus dengan apa yang kita butuhkan. Ada baiknya kita
mencari informasi dulu via internet berikut foto dan informasi terkait lainnya
lalu sharing ke klien kita. Yang saya alami selama ini, klien saya lebih banyak
berada di luar Indonesia, sedangkan saya dan tim saya yang bekerja keras untuk
memberi update kepada klien. Umumnya mereka menginginkan lokasi yang dekat
dengan klien mereka untuk efisiensi waktu dan biaya operasional. Misalnya di
kawasan industri. Ada banyak kawasan industri di seputar Jabodetabek. Kita
tawarkan saja beberapa kawasan industri yang besar dan terintegrasi. Misalnya
Kawasan Industri Lippo Cikarang, Jababeka Industrial Estate, Kawasan Industri
Cibitung, dan lain-lain. Jika klien mereka adalah perusahaan multinasional atau
kelas premium, maka carilah kawasan industri yang terkenal dan bonafid yang
menyediakan fasilitas seperti lapangan golf, fitness center, supermarket, mall,
tempat makan yang layak. Jelaskan keunggulan masing-masing kawasan dan gedung.
Setelah itu klien akan memilih gedung mana yang akan disurvey. Anda pun wajib
untuk meakukan survey tahap awal untuk menghindari penampakan eksterior dan
interior gedung yang tidak sama fotonya dengan yang dipajang di internet. Foto
via whatsapp pun tidak 100% menjamin. Jangan lupa tanyakan ke klien tersebut,
apakah ada angka yang mereka hindari terkait peruntungan bisnis atau hal lain,
misalnya nomor gedung atau arah mata angin (he he he...sekalipun dalam
kepercayaan kita tidak ada pantangan). Lalu mintalah klien untuk tinggal di
hotel terdekat dari kawasan yang akan disurvey jadi Anda lebih mudah antar
jemputnya. Pengalaman saya, survey bisa hampir seminggu sampai deal gedung mana
yang cocok. Begitu gedungnya cocok setelah mati-matian cari yang sesuai
selerannya eh nomor gedung tersebut adalah nomor "kurang beruntung"
katanya. Sementara pilihan lain tidak ada lagi. Di sini peran kita untuk
memberi pengertian kepada klien. Pasti berhasil! Pastikan gedung kantor sudah
memiliki akses telepon dan internet (karena biasanya klien akan segera membuat
kartu nama). Jika gedung masih baru, tanyakan garansi dari pihak kawasan. Kita
juga wajib bersosialisasi dengan tetangga yang sudah ada. Siapa tahu diantara
mereka kita bisa saling tolong menolong dan bertukar informasi bisnis. Lebih
bagus lagi kalau tetangga bisa dijadikan klien buat klien kita atau jadi
kontraktor jika mau renovasi gedung. Hal lain yang perlu diberitahukan ke klien
kita adalah permintaan pembayaran sewa gedung 100% untuk minimal 2 tahun masa
sewa jika gedung yang dipilih budgetnya adalah budget sewa. Karena rata-rata
orang asing kaget dengan sistem ini. Di negara lain, kontrak sewa bisa 5 tahun,
tetapi bayarnya bulanan. Kita bisa bernegosiasi via broker atau landlord nya
untuk minta pembayaran partial. Usaha ini bisa 95% berhasil. Sebaiknya klien
berikan booking fee untuk menghindari gedung diberikan kepada orang lain.
Pengalaman saya, hal ini sering ditunda, karena pikiran klien nanti saja,
gedung akan aman setelah kunjungan survey. Namun pada kenyataannya dalam waktu
beberapa minggu, gedung disewa oleh orang lain. Capek kan kalau harus survey
dan negosiasi lagi.
2. Perjanjian sewa gedung. Ada 2 pilihan : dengan
memakai akta notaris (tidak ada bilingual) atau bilingual lease agreement
(notaris hanya beri waarmerking). Bantulah klien untuk meneliti isi dokumen
sebelum ditandatangani. Biaya notaris bisa ditanggung pemilik gedung dan
penyewa 50 : 50. Simpanlah perjanjian sewa tersebut di tempat yang aman. Anda
bisa copy dan scan untuk record klien. Juga segala macam buku peraturan dan rekening
air dan listrik kawasan. Pastikan klien tidak terganggu dengan adanya preman
jika lokasi gedung masih berdekatan dengan perkampungan, Anda bisa berkoordinasi
dengan pihak manajemen kawasan.
3. Setelah payment term sewa gedung dibayarkan,
klien sudah bisa mulai menempati dan beraktifitas di gedung. Hal penting adalah
PPH sewa gedung, usahakan dibayar dan dilaporkan tepat waktu ke kantor pajak
dan buktinya harus ditembuskan ke pemilik gedung. Mulailah juga untuk mencari
info pembuatan surat keterangan domisili perusahaan.
4. Mungkin Anda melanjutkan ke tahap
renovasi gedung misalnya penambahan sekat kantor, ruang meeting, renovasi
beberapa bagian, penambahan lampu, dan instrument kelistrikan lain. Bisa
dikerjakan oleh satu perusahaan kontraktor ME yang kompeten. Jangan lupa
ingatkan PPH jasanya. Juga retensi pembayaran 5% setelah komplain hasil kerja
mereka bereskan. Banyak kontraktor maupun kita tidak menyadari ini. Jika tidak
ditegaskan dalam perjanjian kerja, maka hal ini akan menjadi konflik kedua
belah pihak, misal kontraktor menagih balance 30% sementara hasil pekerjaannya
tidak sempurna dan tidak ada konfirmasi kapan bisa dibereskan. Padahal bukan
term payment seperti itu yang umum buat kontraktor. Simpanlah semua invoice dan
kuitansi untuk record klien. Untuk transaksi ini biasanya klien mentransfer
sejumlah uang dari negaranya untuk saya kelola. Semua transaksi keluar masuk
saya laporkan setiap bulan disertai scan bukti transaksi.
5. Job perekrutan karyawan. Jika Anda
juga mengambil bagian dalam job ini, pastikan klien menyediakan informasi
mengenai persyaratan pegawai yang diinginkan, paket remunerasi, dan benefit
yang menarik secara detail dan jelas, hitam di atas putih. Fungsi HRD harus benar-benar dioptimalkan. Ada beberapa PT PMA
belum menyediakan kendaraan operasional dan tidak mau menanggung car allowance
maupun biaya maintenance jika mobilisasi menggunakan mobil karyawan. Sebaiknya
Anda memastikan hal tersebut bisa diterima oleh karyawan terutama yang memiliki
pengalaman kerja yang cukup atau belum. Anda juga harus punya update peraturan
perundang-undangan tenaga kerja. Jika Anda merekrut bekerja sama dengan lembaga
perekrutan, pastikan kandidat yang Anda pilih adalah tepat. Cek benar-benar
kinerja dan attitude nya di perusahaan sebelumnya. Saya sering menemukan
beberapa diantara kandidat tidak jujur dan memanipulasi career history nya.
Kita harus tegas di sini. Ataupun ada yang sudah diterima bekerja, namun tidak
puas dengan aturan perusahaan yang di tengah jalan tiba-tiba diubah secara
sepihak. Akhirnya yang bersangkutan bekerja tanpa memberi kontribusi alias
makan gaji buta. Semua harus clear diawal. Surat perjanjian kerja hendaknya
dibuat bilingual dan detail.
6. Merekrut tenaga freelance untuk bantu
Anda di lapangan. Sekiranya tim Anda tidak bisa membantu dikarenakan lokasi
klien yang jauh, Anda bisa luangkan waktu untuk merekrut tenaga freelance
terpercaya, misalnya pengalaman saya saat makan pizza di sebuah kawasan
industri. Kebetulan kasirnya memerlukan pekerjaan di luar jadwal shift. Saya
pastikan yang bersangkutan adalah orang yang tepat karena saat itu tim saya
sedang mengerjakan proyek lain dan saya harus mobile untuk membeli beberapa
keperluan kantor. Saat itu belum ada karyawan yang direkrut. Anda harus rajin
mencari info di area gedung klien.
7. Mengerjakan tugas purchasing dan
admin. Jika sementara waktu Anda dipercayakan mengerjakan tugas-tugas tersebut,
ada baiknya mengelola keuangan dan data admin dengan baik. Karena perkara uang
sangat sensitif. Kita tidak ingin dipersulit dan kita tidak ingin juga
menyulitkan klien. Saat awal, perusahaan klien baru akan memiliki rekening bank
sendiri dalam beberapa bulan. Carilah vendor yang tepat lebih dari satu jika
harus membeli barang dengan harga yang tinggi. Semua kartu garansi barang
elektronik harus disimpan di tempat yang aman. Item-item yang wajib ada : alat tulis kantor, kertas, dispenser air dan galonnya, pesawat telepon, gembok dan anak kunci, peralatan makan dan minum, furniture, dan sofa. Selebihnya bisa menyusul bertahap.
8. Mengenali lingkungan gedung kantor klien dengan
baik. Pengalaman saya sewaktu-waktu banyak hal mendadak yang diinstruksikan
klien seperti kedatangan principal dari berbagai negara. Saya harus sigap
mempersiapkan semuanya. Misalnya kebersihan luar dan dalam gedung, penambahan
aksesoris pemanis seperti tanaman hias, antar jemput, bahkan saya bisa
menjelaskan lokasi tersebut sangat tepat dari katalog yang saya dapatkan dari
pihak kawasan.
9. Karyawan terekrut. Anda sudah
bisa melakukan serah terima pekerjaan
dengan karyawan yang ditunjuk oleh perusahaan.
Alangkah leganya jika perusahaan klien berjalan dengan baik dari kontribusi yang kita berikan. Bukan berarti masalahnya tidak ada. Banyak sekali. Namun kita
tetap harus profesional menyikapi masalah tersebut. Kesulitan adalah jika pihak klien
bukan decision maker tetapi sebagai perantara dengan boss yang ada di
negaranya. Pekerjaan menjadi tidak simpel. Saya selalu clear kan hal ini sejak
awal supaya hasilnya baik. Kiat dan info dari saya pasti berbeda dengan yang
Anda jalani. Namun saya percaya di mana-mana kepercayaan, kualitas kerja serta hubungan baik itu penting ketika menjalankan tugas.
Sukses
buat Anda. Terima kasih sudah luangkan waktu membaca artikel ini. Semoga
bermanfaat.
Salam
blogger,
Merry
Komentar